Word宏病毒清除技术2

213日,本是国家政府机关和大型企事业单位春节后刚刚上班的日子。谁都没有料到会有一种计算机病毒向他们袭来,这就是“台湾1号”宏病毒,因为这天是13日,该病毒于961213日首次在大陆被发现。

受宏病毒感染的用户有个共同特点就是他们是大量使用Word文档处理器的国家机关。如果说Concept病毒引出了word宏病毒的概念,“台湾1号”便引来了Word宏病毒的发作,引来了人们对Word宏病毒的重视。

一、Word宏病毒揭密

MicrosoftWord中对宏定义为:“宏就是能组织到一起作为一独立的命令使用的一系列Word命令,它能使日常工作变得更容易。”

Word使用宏语言WordBasic将宏作为一系列指令来编写。

要想搞清楚宏病毒的来龙去脉,必须了解Word宏的知识及WordBasic编程技术。(关于这点请参阅《MicrosoftWord开发工具》一书)

Word宏病毒是一些制作病毒的专业人员利用MICROSOFTWord的开放性即Word中提供的WordBASIC编程接口,专门制作的一个或多个具有病毒特点的宏的集合,这种病毒宏的集合影响到计算机使用,并能通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播。

★宏病毒的特点

1传播极快

Word宏病毒通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播,而计算机文档是交流最广的文件类型。多年来,人们大多重视保护自己计算机的引导部分和可执行文件不被病毒感染,而对外来的文档文件基本是直接浏览使用,这给Word宏病毒传播带来很多便利。特别是Internet网络的普及,E-mail的大量应用更为Word宏病毒传播铺平道路。

2制作、变种方便

Word使用宏语言WordBasic来编写宏指令。宏病毒同样用WordBasic来编写。

目前,世界上的宏病毒原型已有几十种,其变种与日骤增,追究其原因还是Word的开放性所致。现在的Word病毒都是用WordBasic语言所写成,大部分Word病毒宏并没有使用Word提供的ExecuteOnly处理函数处理,它们仍处于可打开阅读修改状态。

所有用户在Word工具的宏菜单中很方便就可以看到这种宏病毒的全部面目。当然会有“不法之徒”利用掌握的Basic语句把其中病毒激活条件和破坏条件加以改变,立即就生产出了一种新的宏病毒,甚至比原病毒的危害更加严重。

3破坏可能性极大鉴于宏病毒用WordBasic语言编写,WordBasic语言提供了许多系统级底层调用,如直接使用DOS系统命令,调用WindowsAPI,调用DDEDLL等。这些操作均可能对系统直接构成威胁,而Word在指令安全性完整性上检测能力很弱,破坏系统的指令很容易被执行。宏病毒Nuclear就是破坏操作系统的典型一例。

★宏病毒的兼容性

Word模板(TEMPLATE)是开发Word应用程序的唯一方法。病毒宏也不例外。

模板的不兼容使英文Word中的病毒模板在同一版本中文Word中打不开而自动失效,反之亦然,同时高版本的Word7.0的文档在低版本的Word6.0下是打不开的,这就是为什么宏病毒在中国大陆发现较少的原因。然而,中文Word7.0可以打开英文Word6.0中的宏。所以在Word7.0大量普及后,必然会使许多在英文Word中制作的宏病毒泛滥。“台湾1号”是在台湾中文Word下做的,其模板与大陆中文Word兼容,在大陆中传播很快。

★宏病毒的共性:

1宏病毒会感染DOC文档文件和DOT模板文件。

被它感染的DOC文档属性必然会被改为模板而不是文档,而用户在另存文档时,就无法将该文档转换为任何其它方式,而只能用模板方式存盘。这一点在多种文本编辑器需转换文档时是绝对不允许的。

2病毒宏的传染通常是Word在打开一个带宏病毒的文档或模板时,激活了病毒宏,病毒宏将自身复制至Word的通用(Normal)模板中,以后在打开或关闭文件时病毒宏就会把病毒复制到该文件中。

3大多数宏病毒中含有AutoOpenAutoCloseAutoNewAutoExit等自动宏。只有这样,宏病毒才能获得文档(模板)操作控制权。

有些宏病毒还通过FileNewFileOpenFileSaveFileSaveAsFileExit等宏控制文件的操作。

4病毒宏中必然含有对文档读写操作的宏指令。

5宏病毒在DOC文档、DOT模板中是以BFFBinaryFileFormat)格式存放,这是一种加密压缩格式,每种Word版本格式可能不兼容。

二、Word现毒的表现

1Nuclear宏病毒:

这是一个对操作系统文件和打印输出有破坏功能的宏病毒。

这个宏病毒中包含以下病毒宏:

AutoExec

AutoOpen

DropSuriv

FileExit

FilePrint

FilePrintDefault

FileSaveAs

InsertPayload

Payload

这些宏是只执行(Execute-only)宏。

Nuclear宏病毒造成的破坏现象为:

1打开一个染毒文档并打印的时侯,它会在您打印的最后一段加上“STOPALLFRENCHNUCLEARTESTINGINTHEPACIFIC!”,这个现象是在每分钟的55秒—60秒之间操作打印时发生。

2如果在每天17001800之间打开一个染毒文档,Nuclear病毒会将PH33R病毒传染到计算机上,这是个驻留型病毒。

3在每年的四月五日,该病毒会将计算机上IO.SYSMSDOS.SYS文件清零,并且删除C盘根目录上的COMMAND.COM文件。一旦病毒发作,MSDOS就不可能被引导,计算机将陷入瘫痪。

2台湾一号病毒:

台湾一号病毒会在每月的13日影响您正常使用Word文档和编辑器。它包含以下病毒宏:

AutoClose

AutoNew

AutoOpen

这些宏是可被编辑宏。

在病毒宏中含有如下的语句:

IfDay(Now())=13Then...

这条语句与13日有关。

台湾一号病毒造成的危害是:在每月13日,若用户使用Word打开一个带毒的文档(模板)时,病毒会被激发,激发时的现象是:在屏幕正中央弹出一个对话框,该对话框提示用户做一个心算题,如做错,它将会无限制地打开文件,直至Word内存不够,Word出错为止;如心算题做对,会提示用户“什么是巨集病毒(宏病毒)?”,回答是“我就是巨集病毒”,再提示用户:“如何预防巨集病毒?”,回答是“不要看我”。

Word宏病毒发现及清除:

根据宏病毒的传染机制,不难看出宏病毒传染中的特点,所以发现宏病毒可以通过以下步聚进行:

1在自己使用的Word中打开工具中的宏菜单,点中通用(Normal)模板,若发现有“AutoOpen”等自动宏,“FileSave”等文件操作宏或一些怪名字的宏,而自己又没有加载特殊模板,这就有可能有病毒了。因为大多数用户的通用(Normal)模板中是没有宏的。

2如发现打开一个文档,它未经任何改动,立即就有存盘操作,也有可能是Word带有病毒。

3打开以DOC为后缀的文件在另存菜单中只能以模板方式

存盘而此时通用模板中含有宏,也有可能是Word有病毒。

手工清除宏病毒的方法:

1打开宏菜单,在通用模板中删除您认为是病毒的宏。

2打开带有病毒宏的文档(模板),然后打开宏菜单,在

通用模板和病毒文件名模板中删除您认为是病毒的宏。

3保存清洁文档。

特别值得注意的是氏成本Word模板中的病毒在更高版本的Word中才能被发现并清除,英文版Word模板中的病毒还可仍在相应或更高的中文版Word中被发现并清除。

手工清除病毒总是比较烦琐而且不要靠,用杀毒工具自动清除宏病毒是理想的解决办法,方法有两种:

方法1用WordBasic语言以Word模板方式编制杀毒工具,在Word环境中杀毒。

方法2根据WordBFF格式,在Word环境外解剖病毒文档(模板),去掉病毒宏。

方法1因为在Word环境中杀毒,所以杀毒准确,兼容性好。而方法2由于各个版本的WordBFF格式都不完全兼容,每次Word升级它也必须跟着升级,兼容性不好。

目前有些DOS杀毒软件不是采用WordBFF格式去解剖病毒文档(模板),而是简单化的把病毒文档(模板)中的某些特征串填为了零,给用户一个假象杀掉了病毒,而实际上病毒宏无法被去除,杀毒后的文件长度与带病毒时的长度相等,这种做法有三个缺点:

1容易将原文档破坏。

2很容易漏杀病毒。

3要不断地随着Word版本升级和病毒变化而改变程序。

因为每个版本的WordBFF格式不完全一样,所以病毒宏在不同版本的Word中被压缩的格式和存放的位置都不同,另外若文档正文中包含病毒串描述,就会被错杀。

四、全自动清除宏病毒的工具WordVRV

Word-VRV是用WordBasic语言以Word模板方式编制的杀毒工具,它在Word环境中杀毒。

WORD-VRVWORDVRV.DOT用于中文版Word中使用,EWORD-VRV.DOT用于英文版Word中使用,README.EXE三个文件组成。

WORD-VRV是个可自升级的Word杀毒器,有下列特点:

可在Word有毒环境下自动检测并清除Word模板中的病毒;

自动检测各有效驱动器及路径下的文档(模板);

有只检测功能;

发现病毒有提示,报警,产生列表;

可以备份带毒文档(模板);

提供使用者自己定义结构,清除新的宏病毒。

WORD-VRV允许用户自我扩允新的宏病毒特征的方法为:用文本编辑器,如:EDIT编辑文件,编辑一个名为WORDVRV.DAT文件(WORDVRV.DOT在同一目录中)。该文件每行内容包含病毒名、病毒特征宏和病毒的所有宏。格式如下:

<病毒名>{特征宏名::宏中字串},病毒宏1,病毒宏2,...,病毒宏N,例如:

{AAAZA:Global:AAAZFS},AAAZAO,AAAZFS,FileSaveAs,PayLoad,

其中{}中病毒特征宏为在病毒所有宏中选取一个可以代表该病毒特征的宏的名称,“::”之后的特征字串为编辑该特征宏时,其中可以表示该特征宏中的特点的字符串,若该特征宏为只执行宏(EXECUTEONLY),则{}中不需要输入两个冒号及其以后的特征串,即其中内容仅仅为特征宏名。另外特征宏在病毒定义行可以有多个,但必须分别用{}组成。

利用WORDVRV的可扩充性,使用者可杀除所有新的宏病毒。

2Word 2000"自动恢复"探秘

当你使用Word 2000编辑文档时,如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应,以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下,重新启动电脑和Word 2000,奇迹发生了--所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000"自动恢复"功能的结果。

启用"自动恢复"功能

要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档,必须先期启用Word的自动恢复功能,步骤如下:

单击"工具"菜单中的"选项"命令,系统弹出"选项"对话框。单击"保存"选项卡,选中"自动保存时间间隔"复选框,在"分钟"框中,输入时间间隔,以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验,自动保存时间间隔以515分钟为宜。实际上,在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能,并以10分钟为自动保存时间间隔。

如果你同时选中了"允许后台保存"复选框,则Word将用后台方式自动保存文档,以便在保存文档的同时,你能够继续进行编辑工作。

自动恢复"自动保存"文档

在断电或类似问题发生之后,要自动恢复"自动保存"的文档,步骤如下:

重新启动Word,则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击"文件"菜单中的"另存为"命令,系统弹出"另存为"对话框。在"文件名"框中,键入或选定原有文档的文件名,单击[保存]按钮。如有提示信息出现,询问是否要替换原有文档时,请单击[]按钮,否则请单击[]按钮,重新命名文档。注意,在退出Word时,所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。

手动打开自动恢复文件

如果在你重新启动Word 2000后,自动恢复文件没有自动打开,则你可以手动将其打开,步骤如下:

1、单击常用工具栏中的"打开"按钮,系统弹出"打开"对话框。

2、找到包含恢复文件的文件夹,默认情况下,Word 2000把自动恢复文件保存在"C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word"文件夹中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其后续版本的操作系统,或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件,则自动恢复文件将保存在"C:\Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word"文件夹中。在"文件类型"下拉列表框中,单击"所有文件"。每个自动恢复文件都命名为"'自动恢复'保存<原文件名

>",并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前,自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件,单击"打开"按钮。

3、单击常用工具栏中的"保存"按钮,系统弹出"另存为"对话框,在"文件名"框中键入或选中已经存在的文件名,单击"保存"按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时,请单击[]按钮,否则请单击[]按钮,重新命名文档。

无法找到恢复文件原因

虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能,但你却没有能够找到恢复文件,则可能的原因如下:

1、电脑尚未自动保存恢复文件。

2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。

3、可能删除了恢复文件,恢复文件的扩展名为.wbk

4、文档可能是主控文档,Word能为单独的子文档创建恢复文件,但无法为主控文档创建恢复文件。

5、正在使用"Visual Basic编辑器(VBE)"修改宏。"自动恢复"功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后,只在VBE中进行了修改,那么Word将不会认为该文档发生了更改。

最后强调一点,就是"自动恢复"并不等同于正常的文档保存,在使用Word编辑完成文档后,千万不要忘记了使用"保存"命令,对文档进行保存操作,否则后悔药可是不好吃得。

3word中快速实现上下标

WPS中已经可以非常方便的设置上标和下标,其实在Word中同样可以轻松做到,这里我们提供快捷方式给大家,只要先选中上标文字,然后使用Ctrl-Shift-"+"就可将文字设为上标,按Ctrl-"+"就将文字设为下标。

4WORD的六个自定义功能

我们在使用WORD过程中,发现有一些自定义方面的应用,虽然没有什么秘密可言,但是如果您能正确地使用它们,可以大大提高文字编辑处理的效率,而且有的自定义应用还能变出花样,不信您可以试试下面的这些应用!

一、自定义短语设置

在使用WORD来处理文字信息时,您常常会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语,

对待这些特殊的短语,一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理,为了能提高工作效率,您可以进行下面的自定义短语设置:

1、在工具栏中依次单击“插入”/“自动图文集”,在弹出的对话框中输入一条出现频率较高的短语,例如“江苏省盐城市”,并单击键盘上的回车键来进行确认;

2、关闭上述对话框,并在工具栏中依次单击“工具”/“自定义”/“键盘]”命令;

3、然后在弹出的对话框中,您可以在“类别”设置栏处选“自动图文集”,并在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“江苏省盐城市”;

4、在“请按新快捷键”中设置快捷键,注意这组按键不能和内定的快捷键重复!否则会造成日后操作上的麻烦;

5、设置好快捷键后,您可以在需要使用短语的地方,迅速单击快捷键来把短语调用出来。

二、自定义兼容设置

WPS 2000文字处理系统在默认状态下是可以和WORD进行兼容的,但是如果这两个文字编辑软件同时安装到某一台计算机中时,可能会出现不兼容的情况。这时可以进行下面的设置,来实现WORDWps2000的相互兼容。

1、在资源管理器操作窗口中,用鼠标依次单击C:\Program files\Common files\Microsoft Shared\Textconv文件夹;

2、然后在对应的右边窗口中,用鼠标右键单击空白处,并在随后弹出的快捷菜单中选择“新建”/“文件夹”命令,来新建一个文件夹;

3、然后将Textconv文件夹中的Wps32.cnv文件移动到刚刚新建的文件夹中,并把Wps32.cnv文件换名存储为Wps32aa.cnv文件,或者换成与Wps32.cnv文件名称不同的其他名称;

4、返回到Textconv文件夹中,将通过“查找”功能查找得到的Wps2000.cnv文件复制到Textconv文件夹中,并把Wps2000.cnv改名存储为Wps32.cnv

5、设置好上面的工作后,再重新启动一下计算机就可以实现WORDWps2000文本内容的相互兼容了。

三、自定义工具设置

WORD新增了一个符号工具栏,利用它可以快速输入各种工具符号。插入的工具符号有常用和非常用之分。

1、对于常用工具符号,您可以单击标准工具栏中右侧的“》”符号,在其下拉选项中选

择使用已经添加的按钮,或者单击“添加或删除按钮”命令项,在弹出的按钮菜单中选中需要的选项就可以了。

2、对于那些非标准的工具符号,您还可以按以下方法进行自定义:先将符号工具栏打开,再单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令,打开“插入特殊符号”对话框。单击对话框中的“显示符号栏”,用鼠标选中你需要的符号将它拖到符号工具栏某个不需要的按钮上,完成后单击“确定”。如果您想将符号工具栏恢复到原来的状态,只须单击“重设符号栏”按钮。

3、另外,WORD在缺省状态下是用分隔符将属于同一类的工具符号放在一起的,不过您也可以通过自定义设置来把这些默认的工具符号进行重新分类;分类时,您可以在“自定义”对话框中,用鼠标右键单击需要在左侧或者上方插入分隔符的工具符号,并从弹出的快捷菜单中执行“开始一组”命令,就可以了。

四、自定义显示设置

WORD除了可以让您自定义各种工具符号,它还允许您采用多种方法来显示工具栏中的符号按钮。如果您想要自行设置这些符号的显示效果的话,可以通过如下方法更改其显示的效果:

1、在WORD主操作界面中,用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“自定义”命令,随后WORD就打开了一个自定义对话框;

2、在该对话框中,用鼠标单击“选项”标签,在此窗口中您可以设置“常用”工具栏和“格式”工具栏的并排显示;菜单的压缩显示,即把不常用的命令折叠起来;大图标显示按钮以及设置菜单的动态显示效果等。

3、如果您选择或清除“大图标”复选框时,将会影响所有的Microsoft Office程序,但不会影响显示在“屏幕提示”和“帮助”中的图标。

五、自定义“打开文档”的位置

当您使用WORD来打开文档文件时,您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框,让您来选择需要打开的文件,但是WORD的默认打开文档目录为C盘,而许多用户认为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让WORD的默认打开文档目录为其他硬盘的话,您可以按照下面的自定义设置进行操作:

1、在WORD的操作界面中,用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令;

2、在随后弹出的设置对话框中,选择“文档”;

3、接着再用鼠标单击“更改”按钮,并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其他硬盘分区符号,例如选择“E:”;

4、选择好目标后,再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。

六、自定义数据库设置

如果我们需要把存贮在一个使用vfp6.0编写的应用系统中的数据进行编辑处理,按常规方法实现比较复杂,但是我们可以通过对WORD的自定义数据库设置,让WORD能实现与数据库中数据共享,并最终通过WORD来完成操作数据库的各项任务,下面是自定义数据库设置的具体操作过程:

1、首先确定要使用的数据库文件的位置。为了不影响原数据库应用系统的正常使用,您可先将要使用的数据库复制到一个文件夹中,假设在这里您将所需处理的数据库aaa.dbf复制到c:\bbb文件夹中;

2、接着打开WORD程序,并在主操作界面中选择WORD系统的“工具”菜单项,从弹出的下拉菜单中再依次选择“选项”/“邮件合并”;

3、随后程序将弹出一个对话框,在这个对话框中您可以有3个选择操作。第一步就是点击主文档创建,这时可选择邮件标签或分类,弹出一个对话窗口,这时选择新建文档;第二步单击获取数据操作,选择打开数据源,这时弹出查找文件的对话窗口,选择目标数据库文件,并将文件夹选中在c:\bbb中,确认后选中打开数据源为foxpro files,通过odbc(*.dbf)并确定,这时将c:\ls中的所有数据库文件列出,这里需要选择aaa.dbf为数据源。

4、在随后所有的弹出对话框中都可点击确定,这时回到新建的Word编辑窗口,在这个文档编辑窗口中,功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具栏”两个工具条;

5、单击下拉按钮“插入合并域”,此时可将数据库中所有字段显示出来,此时您可以按照WORD常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑。

5、巧用表格功能生成“小字本”格式

如果只是临时需要生成“小字本”格式,可以用表格快速制成。具体方法如下:

*将文字全部录入;

*左击“编辑/替换”选单项;

*在“查找内容”文本框中输入“λ?”(表示任意字符);

*在“替换为”文本框中输入“λ&

λt”(λ&表示要查找的任意字符,λt表示制表符);

*选择全部文字(ctrla),左击“表格/转换/文字转换为表格”;

*在弹出的对话框中输入需要的列数(如:20),确定。

6、用Word 2000的“透视眼”预视文件信息

在以前的Word版本中,“打开”对话框只能显示文件的名称、大小、日期等简单信息。Word 2000则可以在“打开”对话框中看到文件名、位置、作者、日期、摘要信息或内容,并可以按这些条件查找文件。下面就来看看在Word 2000中如何查看文件信息吧。

1.改变“打开”对话框中的视图

Word 2000的默认设置,文件是按名字列在“打开”对话框中的。若要变换成一种不同的视图,可以单击“视图”按钮选定“列表”、“细节”、“属性”或“预览”,来显示文件的不同信息,以此来断定文件的内容。

2.显示预览视图

显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word 2000有两种方法可以在不打开文件的情况下从“打开”对话框中查看文件的内容。你可以单击“视图”按钮中的“预览”按钮来查看一个微缩了的预览视图,也可以使用“快速查看”功能来打开一个窗口,显示一个较大的文件视图。同时要提醒你,如果你的Word 2000中已经安装了文件转换过滤程序,就可以用Word来预览所有的文档。

3.查看或编辑文档属性

在“打开”对话框中,可以使用“属性”命令显示一个关于文档关键信息的简短列表,包括:标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等,也可以在“属性”工作表中,选定不同的选项卡(包括“常规”、“摘要信息”、“统计信息”)来显示不同的信息。同时,还可以在“摘要信息”选项卡中添加摘要信息。

7、利用Word自动为文档编写摘要

撰写学术论文时大多需要配置一个摘要,这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进行分析、提炼后得出的,不过你若是一名Word用户,则不妨“偷偷懒”。Word具有自动为文档编写摘要的功能,它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点,然后再将这些要点集中到一起即成为摘要。由于Word既可将摘要单独汇编成文,也可将它们放在源文档中突出显示,其详略程度也可任意进行调整,可满足用户为文档编写摘要的任何要求,减轻用户的工作量,因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用,特将利用Word自动为文

档编写摘要的方法介绍如下:

1.启动Word,打开准备编写摘要的文档(以下操作均以中文Word97为例,其它各个版本的操作基本类似,用户可参照使用)

2.执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令,弹出对话框。

3.在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择,它们分别是:

●突出显示摘要——即对文档进行分析,找出关键性的句子,然后在源文档中对他们进行突出显示,起到突出重点的作用。

●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后,再将它们复制到源文档的上方,而正文部分保持不变,可满足绝大多数用户编写摘要的要求。

●将摘要置于新文件中——自动对文档进行分析并找出关键性句子,然后再将它们全部复制到一篇新文档中,这样就可以生成一篇独立的摘要文档(本类摘要与“在文档上方插入摘要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档,而后者将它们放在同一文档的不同位置)

●保留摘要,其它内容隐藏——即对文档进行分析,找出关键性的句子,然后仅显示这些关键性的句子,而将文档中的其它部分隐藏起来,使用户希望了解一篇长文档的内容时,采用本功能效果十分理想。

4.在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度(25%即表示生成的摘要相当于源文档总长度25)

5.单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析,找出文档中的要点,并按用户的要求显示出来。

6.用户若对Word自动生成的摘要的状态不甚满意,希望对其加以适当修改,则只需利用“自动编写摘要”工具栏上相应的选项即可;如要调整摘要的详细程度,可拖动鼠标或单击“相当于原长的百分比”框上的箭头;如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要点”之间进行切换,可单击“突出显示/只显示摘要”按钮。

7.调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮,关闭“自动编写摘要”工具栏。

8.对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。

至此,一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前,节省了用户手工撰写摘要的时间,提高了工作效率。由于Word自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行

分析汇总后得出的,因此在结构性较好的文档(如报告、文章和专业论文)中的效果较好,而在小说之类的文档中的效果则要差一些,不过尽管如此,它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手,你也试一下吧!

8Word快速文字编辑终极技巧

Word中进行繁简体文本转换

中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换,相当的方便和智能化。以往的繁简体转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换,但是WORD可以完成常用语的转换,如“内存”和“记忆体”、“软件”和“软体”、“网络”和“网路”……对于经常需要收集资料或者是网站编辑们来说尤其方便。

Word中增加或减少行距

段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改,但是还有快速更改Microsoft Word中某段落行距的操作方法哦,您一定要看看哦:

1.选择需要更改行距的文本。

2.按照需要进行以下操作:

按下CTRL+1可将行距设置为单倍行距。

按下CTRL+2可将行距设置为双倍行距。

按下CTRL+5可将行距设置为1.5倍行距。

比选择菜单或者鼠标右键更加有效率.

在屏幕提示中显示快捷键

Microsoft Word编辑文档的过程中,通过在屏幕提示中显示快捷键,您就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时,您可以自由指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。

在屏幕提示中显示快捷键的操作方法:

1.单击工具菜单中的自定义,然后单击选项选项卡。

2.选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。

3.选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。

使用格式刷复制格式

应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式(字体、字号、颜色、边界等),并将其应用到您随后单击的文本或对象上,免除重复设置文本格式之苦,为统一格式化文档,提高文档

编辑效率提高了一个非常方便的工具。

使用格式刷在任意Office 2000程序中复制格式的操作方法:

1.选择希望复制其格式的文本或对象。

2.单击常用工具栏上的格式刷。(在Access中,格式刷位于数据库工具栏上。)

3.选择希望应用该格式的文本或对象,格式将自动应用到该文本或对象上。

使用格式刷重复复制格式

这是我希望与所有Office用户共享的一个技巧。通过双击格式刷,您可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下ESC键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先逐个设置,待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。

只对Word文档的一部分进行拼写检查

在发现拼写错误时,您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词,然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。

要想在文档中查找下一个错误的拼写,按下ALT+F7即可。

Word文档中快速确定最后编辑位置

在处理一个很长的文档时,您很可能会丢失自己的位置。对于Microsoft Word文档,您可以获得最后一次编辑时的位置,因为Word可以记录下最后三次输入或编辑文字的位置。只需在打开文档后立即按下SHIFT+F5,光标将在最后一次更改的位置处出现。要进到前两次编辑的位置,按下SHIFT+F5,直到达到所需的位置。

Word中添加漂亮的水平线

Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如,要想创建一个实心的黑线,只需在新段落的开头键入三个"-"并按下回车键即可。键入三个"_"将生成一个较粗的线。下表说明了可以创建的线型:

创建以下的线型输入以下符号并按下回车键

编者注:如果该技巧不能生效,请执行以下操作:

1.从工具菜单中选择自动更正。

2.单击键入时自动套用格式选项卡。

3.选择键入时自动应用标题下的边框复选框。

Word中微调字体

在很小的空间内使用小字体时,8磅字体可能太大了,而7磅字体又太小了。幸运的是,您可以选择它们之间的字号,具体方法如下:

1.从格式菜单中选择字体。

2.然后在字体选项卡的字号框中键入7.5并单击确定。

这就行了!

这一技巧适合于WordExcel中任何字号的TrueType字体(比如250.5)。更加方便的操作方法是选中文本之后,按CTRL+CTRL-组合键放大或缩小文字大小

Word中的图片移到合适的位置

当您在Word文档中放置图片时,它会自动与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。

如果需要精确地控制图片的放置位置,您可以在拖动对象时按住ALT键,以暂时忽略网格。您可以看到该图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。

编者注:如果图片不需要与文字对齐,您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效:

1.双击该图片,然后选择版式选项卡。

2.选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。

3.最后单击确定。

Word中快速复制文字或图形

以下就是在Word中快速复制文字或图形的方法:

1.选择将要复制的文字或图形。

2.按住CTRL键。

3.使用鼠标将选中内容复制到合适的位置。

原先的内容将被复制。在创建一个包含大量重复文字或图形的文档时,该方法非常有用。

Word中用键盘输入一个表格

如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格,Word也可以用键盘快速完成了。您只需简单地输入一连串+号和-号,您就可以在Microsoft Word中创建表格。

利用一个+号开始一行,然后不停输入-号,直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列,再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多的行,移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。

Word中选择文本列

要想在Word中选择一块垂直的文本,如一列数字等,在按住ALT的同时用鼠标选择即可。然后,您可以删除该列,或将其复制到其他文件中。相当方便。

9Office的一个未公开参数揭密

使用Office的人都知道,在开始菜单里有两个Office的快捷方式,一个用来创建新Office文档,一个用来打开Office文档。这两个快捷方式都是由同一个启动文件osa.exe(Office 2000中为osa9.exe)分别加上参数nf来建立的,其实osa.exe还有一个未公开的参数s,利用这个参数可以建立一个启动屏幕保护程序的快捷方式。

具体操作如下:进入Office所在目录,将osa.exe拖向桌面,在桌面上出现一个名为Osa的快捷方式,用鼠标右键单击它,在出现的菜单中选“属性”,打开属性对话框,找到目标栏,里面写有osa.exe的路径,在它后面加上一个空格,再添上-s,按[确定]退出。然后将Osa改名为“屏幕保护”。这样,就建立了一个启动屏幕保护的快捷方式。如果你在微机上工作需要离开一会儿时,只需启动这一快捷方式,系统就会进入屏幕保护状态,这对于带有密码的屏幕保护的你来说,将非常方便。

10、有关WORD中保存和关闭文档的几个小问题

1.避免文档受损和恢复损坏的文档

可以通过使用WORD的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作,必须在出现问题前,做下列操作:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要,请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作,必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。

2.丢失文档前启动了“自动恢复”功能,但是无法保存或打开要恢复的文档

单击“打开”按钮。在文件夹列表中,双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。WORD为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名”,并且文件的扩展名为:.Doc。打开恢复的文档,再单击“保存”按钮,在“文件名”框中,键入或选定已有的文档文件名。若在TEMP文件夹中未找到丢失的文件,可参见下一个问题的答案。

3.使用了“自动恢复”功能,但是无法找到恢复文档

一般情况下,如果开启了“自动恢复”功能,在出现了断电或类似问题并重新启动Word后,Word会自动打开任何恢复的文档。然而,如果因为某种原因,Word没有打开恢复文件,您可自己打开它。在默认的情况下,文件放置在Windows文件夹的Temp文件夹中。但是,如果您修改了恢复文件的位置,请单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“文件位置”

选项卡,然后查看新位置。恢复的文档中所包含的新信息的多少取决于Word保存恢复文件的频繁程度。例如,如果仅在每过15分钟保存一次恢复文件,那么如果出现断电或类似问题最多可能丢失15分钟的工作。如果要修改“自动恢复”的保存时间间隔,请单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后在“分钟”框中输入数字。

4.保存对文档的修改时,显示“文档为只读”的信息

不能对只读文档作修改。要保存对只读文档的修改,必须用一个新文件名来保存该文档。如果将该文档保存在不同的文件夹中,那么也可用相同的文件名。

5.试图保存文档时,得到了文件太大的信息

有两种方法可以解决此问题:

(1)如果某个文档太大而无法保存,您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个新文档中,然后分别保存每一部分。

(2)将文档转换为主控文档,然后作为单独的子文档保存其组件。

主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。您可用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档(如,同一本书包括几个章节)。例如:可将多个文档当作一个整体,为其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。

新建主控文档

1)单击“新建”按钮。

2)切换到主控文档视图。

3)创建主控文档的大纲

操作方法为:在主控文档视图中,键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按Enter键。给每个标题标题样式(例如,给标题用“标题1”,给每个子文档用“标题2)。方法是,拖标题的“—”或“+”分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别,请将分级显示符号向右拖动;如果要升级某个标题到较高的级别,请将分级显示符号向左拖动。

4)选定要划分到子文档中的标题和文本。

5)单击“主控文档”工具栏上的“创建子文档”按钮。

6)单击“文件”菜单中的“另存为”命令,可保存新的主控文档和其子文档。

7)输入主控文档的文件名和位置,然后单击“保存”命令。同时Word会根据子文档的标题中的第一个字符给每个子文档指定文件名。

注:如果“创建子文档”按钮无法使用,需要首先单击“展开子文档”按钮将已有文档转换为主控文档。

打开已有文档,然后重复上面的2)7)步。

在主控文档中插入一个已有的Word文档。

1)在主控文档视图中显示主控文档。

2)展开子文档。

3)单击已有文档的插入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。

4)单击“主控文档”工具栏上的“插入子文档”。

5)在“文件名”框中,输入要添加的文件名称,然后单击“打开”按钮。

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