处理大型Word文档的命令和技巧(上)

      在处理一般的Word文档时,我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是,对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西,如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天!想想后果吧。但要是有了页眉和页脚,重新按次序整理将非常Easy。

      本文介绍Word 2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word 97,非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。

页眉和页脚

      页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时,你只需一次性输入文字信息,这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端),把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令,请先选择菜单“视图/页面”,此时文档就显示为打印输出的分页效果。

      选择菜单“视图/页眉和页脚”,屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域,它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域,请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

       要为页脚加上页号,首先请切换到页脚设置模式,然后双击插入页号的位置,再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page},这是因为你开启了域代码显示,按下“Alt+F9”可以关闭域代码。

高级页号设置

      在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如,你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。为此,你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外,你还可以用鼠标选中页号,然后任意为页号设置文本格式,比如不同的字体大小和字体类型。

      在单独使用页号的情况下,你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点,请选择菜单“视图/页眉和页脚”,然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”,而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”,“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。

     对于大型文档(实际上是任何文档),我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是:选择菜单“视图/页眉和页脚”,切换到页脚,选择“插入自动图文集”,然后从菜单选择“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现,请用“文件名字和路径”代替“文件”。

      如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦,可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚,从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚,页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地,要返回文档正文,你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。

      页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式,请选择菜单“格式/样式”,选择你想要修改的样式,然后依次选择“更改/格式/字体”。修改字体样式,完成后点击“确定”。

      对于大型Word文档,我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的:在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮,选择“版式”选项卡,启用“首页不同”选项,然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚,请移到第二页,然后按照前面介绍的方法进行设置。

      取消首页的页眉和页脚之后,我们往往还要让页号从第二页开始编号,即让第二页的页号显示为第1页,彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点,请选择页脚,然后用鼠标选中页号,再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成0,然后点击“确定”。这样,文档第二页的页号就变成了1。

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