用移动设备和在线办公平台远程协同办公

  在笔记本电脑、平板电脑等移动设备中办公,除了可以使用本机的办公软件外,我们还可以充分利用移动设备和在线办公平台实现远程协同办公。

微软在线办公平台

  微软的Office Web App是主要在线办公平台之一,使用方法如下所示。登录workspace.office.live.com,输入Windows Live 的用户名和密码即可登录,在里面就能进行新建文件夹、上传下载文件等操作。

  假设我们需要远程协同完成一个Excel文件的编辑工作,在页面中点击新建”→“Excel链接,在弹出页面中输入新文件名,例如20112月份产量报表,点击保存按钮,即可弹出一个非常类似桌面版Excel的编辑页面,在其中可以输入、复制、粘贴数据(1)

 

    我们编辑完文件后,点击文件菜单,选择共享命令,在弹出的共享权限设置页面中单击返回按钮,此时工作簿就进入共享状态。其他同事就可以通过网络直接编辑此工作簿了,是不是非常方便?

 

  有的时候,我们需要限定协同办公的人,点击顶部的共享选项,然后选择编辑权限选项,在弹出页面中选择联系人,并在后面设置其相关权限,例如只可以查看,最后点击底部的保存按钮即可。需要注意的是,Office Web App只支持IE 7.0以上的浏览器。

 

  注:微软在线办公平台的存储空间高达25GB,完全可以将它作为网络硬盘使用。点击新建”→“文件夹链接,在弹出页面中输入文件夹名字,例如20112月份办公文件,点击创建文件夹链接,在弹出页面中点击添加文件选项,然后选择从计算机中选择文档链接,在弹出对话框中,批量选中文件上传即可(图2)。需要注意的是,单个文件最大不能超过50MB

 

谷歌在线办公平台

 

  谷歌很早就推出了自己的在线办公平台,知名度相对较高。下面,我们在谷歌在线办公平台中协同编辑一份培训幻灯片,操作如下所示。登录docs.google.com,在弹出页面中,输入谷歌的邮箱账号和密码,单击登录按钮,进入谷歌文档主页面。

 

  接着新建一个培训幻灯片。单击新建按钮,选择演示文稿选项,即可进入幻灯片设计页面,在其中完成幻灯片的制作。然后,单击右上角的共享按钮,在弹出列表中选择向编辑/查看人发送电子邮件选项,在弹出列表框中输入被邀请人的电子邮件地址或者姓名,并选择相应的权限,例如可以编辑,最后单击下面的共享按钮,同事即可远程协同完成剩余的工作了(3)

 

  注意:如果需要将移动设备中的PPT素材添加到谷歌演示文稿中,则单击插入菜单,选择导入幻灯片命令,在弹出的对话框中,单击您的计算机右下角的浏览按钮,然后选择本地PPT文件即可。如果要演示文稿,单击查看菜单,选择开始演示命令,在弹出的页面中就可以浏览演示文稿了。

 

 

 

 

 

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