无需数据“有效性” “重复项”处理更简单

WPS ET是我们日常处理数据常用的办公组件之一,因其文件小,运行速度快而深受大家所喜爱。在数据处理时如果你是一位细心的老鸟级人物,对数据处理时自然不在话下。而如果你是位刚出道的菜鸟,也像我一样唏里马哈的,在表格中输入数据时,不是计算错误就是有重复项,所以挨批肯定是家常便饭,天长日久也就落下马大哈的笑柄。不过现在好了,自从WPS2012中有了“重复项”这一功能后,使用表格时再也没有出现过错误。一、重复的数据要验明待表格中的数据输入完成后,怎么才能检查出表格中的重复项呢?一般都是靠人工核对,现在有了WPS2012一切就都交给“重复项”功能去自动处理吧!首先,在表格中选中要检查的行与列,然后在菜单栏中单击数据——重复项——高亮显示重复项命令,此时会弹出一个高亮显示重复项对话框(如图1),单击确定后,表格中相同的数据就会以橙色标示出来,让我们对重复数据一目了然。 未命名1.JPG

核对无误后,如果要想一次删除所有重复项,在菜单栏中单击数据——重复项——删除重复项,则会弹出一个删除重复项对话框(如图2),单击确定即可直接将高亮显示的重复项删除了。这样,删除了哪些重复项,我们就可以做到心中有数了。 未命名2.JPG

对于表格中重复项的存在,并非都是错误,重复有重复的道理,比如某一地名、某一单位两人重名等,如果此时一刀切地运用“删除重复项”功能就可能会造成“滥杀无辜”。那我们怎么才能对表格中的重复项进行一分为二地区别对待呢?此时,我们可以在表格中将橙色标示的重复数据中进行人工核对,对于确实错误的重复项进行人工删除即可(如图3),之后再进行重新输入,这样就避免了软件“一刀切”了。 未命名3.JPG

二、拒绝重复不出错虽说软件为我们提供了重复项删除功能,那只是一种事后的补救措施,那我们如何在数据输入之前,对重复预进行有效预防呢?此时,我们可以对表格进行重复数据输入进行提醒设置。首先是在表格中用鼠标选择要输入数据的行与列,然后在菜单栏中单击数据——重复项——拒绝录入重复项,此时,也可以在打开的拒绝输入重复项对话框中自行选择拒绝重复项的行与列,并单击确定(如图4)。这样,当我们在相应的行与列中输入的数据有与前面数据重复时,就会自动弹出拒绝重复输入提示框(如图5),单击即可输入重复数据。如果单击,单元格内数据就会以高亮显示,提示我们进行修改。如果单击取消,即可自动清除单元格数据,以方便重新输入。 未命名4.JPG

下载 (14.29 KB)
2011-9-25 16:57

未命名5.JPG

在表格的数据输入中,利用表格的“重复项”功能,不仅可以对表格中重复项进行有效“监管”,还能有效预防、灵活掌握表格中重复数据的出现,从而大大提高我们的数据准确性与工作效率。

前几天在某一杂志中看到过一篇利用Microsoft Excel 2010中函数进行重复数据处理的文章,感觉与WPS2012中“重复项”功能相比,WPS2012这个“重复项”功能简直是太实用了。今天在论坛中又看到“迎客松01”版主的《WPS2012 处理重复值更容易》文章,深受启发,所以就又写下这篇征文作为“迎客松01”版主文章的补充吧。在此对“迎客松01”版主这篇文章的提示表示再次感谢。

标签:ET表格教程 WPS基础教程 WPS 2012 ET表格教程 WPS基础教程 WPS 2012 ET表格教程 WPS基础教程 WPS 2012 打印此页】 【关闭