善用表格让办公更轻松

无论是企业财务人员,还是学校老师,工作中都会不可避免地遇到一大堆繁琐的表格,表格数据不但繁琐,而且手工录入也容易出错。有没有办法让WPS表格也帮忙一起录入和计算,省却我们重复性的工作呢?

其实WPS表格可不仅仅是一个填入数据的地方,它有许多强大的功能,可以让我们省却无谓的计算和没有意义的手工输入。


1. 基本小技巧,输入更轻松
我们先来看看怎么做一份班级成绩单。
一个50人的班,一个一个输入每个人的学号的话是个很庞大的工程,但是学号都是按自然数列排序的,因此使用WPS表格的一些基本小操作就能帮我们自动完成输入过程。
新建一个表格,在抬头输入学号姓名、三科名称、总分等项目。
学号一栏,比如第一个学生的学号是06308081”,在表格输入后却自动把最前面的“0”去掉了,这时表格显示数字的默认格式。那应该怎样把最前面的“0”显示出来呢?有两种办法:
1)很简单,在输入数字之前输入一个英文半角的单引号,如'06308081”,单引号后面的数字就会原样显示出来。
2)右击输入学号的单元格,选择设置单元格格式。在窗口中找到自定义,然后在右边选中最后一种类型。我们数一下,06308081”有八位数字,因此输入“0#######”,也就是后面七位数字如实显示,前面再加一个0

        

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第一个学号输入完了,怎么让WPS表格帮我们填充余下的内容?把鼠标指针移到单元格右下角,鼠标指针变成“+”,如图 善用表格让办公更轻松  jackson mao1-952 ,然后往下拖,后面的学号就按顺序填好了。


2. 基本公式助你计算
做成绩表时总要计算总分、平均分、最高分最低分之类,如果一个个用计算器算就实在太冤枉了,WPS表格有很多很实用的函数可以帮到我们。
 

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我们先来计算每个人的总分。在第一行输入总分,然后在下面一行第一个同学的总分栏输入=SUM(),把光标移到括号里,再用鼠标选中该同学中英数三科分数,按回车,总分就算出来了。按照我们刚才说的方法把这个公式往下拖,很快WPS就帮我们计算了所有人的总分。
然后我们来计算最高分、最低分和平均分,它们的函数分别是MAX()MIN()AVERAGE()。只要用上面同样的方法就可以轻松算出。
 

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有人说如果我不知道这些函数怎么办。其实WPS表格有无数的函数,我们不可能全部记住,要用的时候,我们只要点击输入栏的“fx”按钮 善用表格让办公更轻松  jackson mao1-1646,在弹出的窗口搜索自己需要的函数就可以了。


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3. 模板解决复杂函数的应用
成绩表的制作相对比较简单,但如果涉及到工资单等的制作就会复杂很多。一时半会学不了这么多函数怎么办?
WPS提供了数量庞大的模板,涵盖了财务、教学、日常生活等方面。制作模板时不妨在WPS表格首页搜索一下有没有自己需要的模板,可以让 我们的工作更加有效率。
比如说我们要制作发给公司人手一份的工资单,如果重新制作需要用到比较复杂的函数,对于初学者可能不太实际,但是WPS表格已经提供了这个模板,只要下载过来稍作修改就可以了。


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这个模板有两个工作表,如图善用表格让办公更轻松  jackson mao1-2247  。录入表是公司财务部门记录工资核算状况的总表。而自动生成工资条则是发给员工个人的表单。

 
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在录入表中输入工资数据,工资单就能自动生成,直打印能使用。

当然,我们也可以做一些小修改。比如说,如果我们的员工ID并不是从1开始的,如06308081。那我们只需在“自动生成工资条”对应的ID号码单元格输入如下函数:“=HLOOKUP("序号",录入表!$A$3:$B$19,ROUNDDOWN(ROW()/12,0)+2,FALSE)”(注意“录入表”中的“序号”有换行,需先把换行删掉)。
解释一下,HLOOKUP(A,B,C,FALSE)函数是在B区域的第一行寻找A值,然后返回A值所在列的第C行数值。ROUNDDOWN(a,b)函数则是将数值a去尾保留小数点后b位。ROW()指返回当前所在行的行号。利用ROUNDDOWN(ROW()/12,0)+2,我们在每个员工ID的单元格中得到一个2,3,4,...的数列,在HLOOKUP函数中就可以找到录入表对应的号码,这样即使序号并不是从1开始,也可以准确定位到每一个员工。

4. 在线存储,数据更安全
很多人都会用U盘备份比较重要的数据,或者将未完成的文档带回家。常常就会产生担心:U盘丢了怎么办?回家弄好了文件却忘了带过公司怎么办?使用WPS新功能“在线存储”就可以免除这种担心。
打开WPS三个模块的任一个,默认打开首页。在“打开文件”选项卡中点“网络文件”,会出现在线存储的登录界面。只要拥有并激活了金山通行证,就能拥有1G免费空间,把文件存在上面后,也可以直接对里面的文件进行编辑,确保文件稳定安全。
 

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