巧用查找功能,为长文档添加目录

      有网友求助,要为一份长达数十页的文档添加目录,而这份文档是从网上复制粘贴而来,其中没有设置任何样式(如图1)。授之以鱼不若授之以渔,在这里我介绍一下在WPS 2010中的具体实现方法。


 图1


  第一步,设置样式
  按Ctrl+F键调出“查找和替换”对话框,在“查找内容”中输入“[一二三四五六七八九十百]{1,}.[一-龠]{1,10}”,勾选“使用通配符”,在【突出显示所有在该范围找到的项目】的下拉菜单中选择【主文档】,点击【查找全部】按钮(如图2),这样,就可以选中所有形如“一.概况”一级标题项。关闭“查找和替换”面板,将刚刚查找并选中的内容设置为“标题 1”样式。

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图2
  用相同的办法,再次查找所有形如“1.编制说明:”这样的二级标题,在“查找内容”中输入“[0-9]{1,}.[一-龠]{1,10}”查找全部,并将其设置为“标题 2”,如果觉得系统内置的标题样式不符合你的要求,可以点击该标题样式右侧的小箭头,从菜单中选择“修改”(如图3),就可以对该样式中的字体、段落等属性设置设置,设置完成后,所有设置为该样式的标题格式都一次性修改完成。

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图3


  第二步,生成目录
  样式设置好了,接下来就是添加目录了。按Ctrl+Home键把光标置于文档的开始,点击“插入→引用→目录”(图4)。

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图4




  在弹出的“目录”设置面板中将“显示级别”设置为“2”,其余保持默认设置不变(图5)。

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图5




  点击【确定】按钮,即可在文档的开始位置自动插入手目录(图6),如果在按下Ctrl键的同时点击目标中的文字,则可以快速跳转到文档中相应的位置。



图6




  关于通配符含义及样式应用的几点说明:
  1、 关于方括号([])。即查找方括号中的内容之一。如查找“[中美英]国”,则“中国”、“美国”、“英国”等词可以一次性找到。在本例中,[一二三四五六七八九十百],代表所有999以内的所有中文数字,而[0-9]则代表从0到9所有阿拉伯数字。
  2、 关于大括号({})。用以匹配前面字符的个数。如查找“GO{1,2}D”则可以查找到“GOD”和“GOOD”,逗号前的数字为起点,逗号后的数字为终点,如果省略逗号后的数字,则凡数量超过第一个数字,多则不限。
  3、 关于汉字的查找。在电脑的字符库中,“一”是排序第一的汉字,而“龠”字在相对靠后,虽然不是最后一个汉字,但其后都是很不常用的汉字,固用[一-龠]可以查找到绝大多数常用汉字。
  4、 也许有我会问,在上面两个查找实例中,都汉字的个数限制为10个以内,如果有字数超过10的标题怎么办?其实大家不必担心,因为“标题 1”和“标题 2”两个样式都是“基于段落”应用的,即会自动应用到选中文字所在的段落,即使只选择了其中的部分文字,也会在整个段落中生效。
  (以上技巧是基于WPS Office 2010实现的,在Word 2010/2007/2003等软件中大同小异,均可参照实现。)

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