用WPS Office 2005审阅功能修订文档

  小佳今天又学了一手,能够很好的应用WPS Office 2005专业版对文档进行审阅了。首先介绍一下审阅功能,审阅功能包括修订和批注两种功能,主要用于作者将电子文档完成后,利用 WPS文字 的修订功能,让审阅者直接在文档上修改。这样不但节省打印及文档发送的时间,而且能够跟踪每位审阅者的修改内容和修改时间,对最终审阅者会有一个很好的判断依据,这个在办公自动化系统中就是修改留痕。

  这个功能是从小佳公司的法务顾问那里学到的一手,现在就让我们给小佳一个机会为大家介绍一下。

  (1)在 WPS文字 中打开要修订的文档

  选择“工具|修订”命令,或者按快捷键Shift+Ctrl+E即可进入修订状态。此时, WPS文字将显示“审阅”工具栏,修订文档可以像对待普通文档一样对文档进行编辑,但是对于文档进行的修改、插入、删除等操作都 会用设置的修订标记标示出来

  (2)如果要退出修订状态,再次单击“审阅”工具栏中的“修订”按钮即可

  在 WPS文字 中为了便于区分不同人的修订意见,WPS会自动为每个修订人设置不同的修订颜色,每个修订人也可以进行不同的颜色设置。用户可以选择“工具|选项”命令,单击“修订”选项卡中进行修改。 “审阅”工具栏还提供了“显示标记的最终状态”、“最终状态”、“显示标记的原始状态”及“原始状态”4种视图类型。是“显示标记的原始状态”视图,列出每个审阅者对此文档的修改过程。如果希望清楚地看到文档修改后的效果,则可以选择“显示标记的最终状态”。

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